Rechnungen mit wenigen Klicks schreiben, Musterrechnungen und Vorlagen nutzen oder freie Eingaben machen mit und ohne Stammdaten – alles ist möglich
Wollen Sie eine neue Rechnung erstellen, Rechnungen suchen oder Rechnungen löschen oder eine Gutschrift erstellen bzw. eine vorhandene Rechnung als Vorlage nutzen und kopieren, so klicken Sie im Hauptmenü die Schaltfläche „Rechnungen“ an. Beim Öffnen des Formulars wird die zuletzt erstellte Rechnung angezeigt.
Rechnungsnummer:
Schon Rechnungen in diesem Jahr mit einem anderen System geschrieben? Dann hier die Startnummer eingeben, bei der das Programm mit der Fortführung Ihrer Rechnungsnummer beginnen soll.
Vorangestellt ist immer die aktuelle Jahreszahl (automatisch). In das Eingabefeld geben Sie nun Ihre erste Rechnungsnummer als ganze Zahl ein, z.B. 253. Die Rechnungsnummer, die automatisch ermittelt und hoch gezählt wird, beginnt in unserem Beispiel also mit der Nummer: 2011-253.
Wollen Sie eine neue Rechnung erstellen, gehen Sie bitte folgendermassen vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Plus“ , danach wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt.
Wählen Sie im Feld „Firma 1“ den entsprechenden Kunden aus oder geben Sie einen neuen Kunden ein und übernehmen ihn per Knpofdruck in die Stammdaten. Alle erfassten Kunden stehen Ihnen alphabetisch sortiert zur Auswahl. Noch nicht angelegte Kunden können Sie über den dafür vorgesehenen Button oder durch Bestätigen der Meldung „Bitte erst Kunden in Stammdaten anlegen“ im Formular Kundenstammdaten anlegen.
Nachdem Sie den entsprechenden Kunden gewählt haben, ergänzt das Programm selbsttätig alle zum Kunden gehörenden Daten aus den Kundenstammdaten. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, auch in die Kundenstammdaten zu wechseln, wenn Sie zum Beispiel einen Kunden neu anlegen möchten, der Ihnen noch nicht zur Auswahl steht. Klicken Sie dazu auf dem Button „Kundendaten“. Es öffnet sich die Eingabemaske für Ihre Kundenstammdaten. Gehen Sie zum Anlegen eines neuen Kunden wie unter „Kundenstammdaten“ vor. Nach dem Schliessen des Kundenformulars steht Ihnen der Kunde mit seinen Daten für die Erstellung der Rechnung zur Verfügung.
Wählen Sie die Überschrift aus: Rechnung / …Abschlagsrechnung / Gutschrift.
Die Rechnungsnummer wird ebenfalls automatisch vergeben. Sie ist jeweils die Folgenummer der zuvor erstellten Rechnung. Vorangestellt ist immer das aktuelle Jahr, welches auch beim Jahreswechsel aktualisiert wird.
Unter Text 1 und 2 werden automatisch die unter Einstellungen / Optionen / Standardtexte Rechnungen hinterlegten Texte eingetragen. Sie können diese Texte bei jeder Rechnung individuell anpassen.
Sie können Rechnungen im Netto- oder Bruttoformat erstellen.
Klicken Sie in das Feld „Leistung / Artikel“ und wählen Sie einen Artikel oder eine Leistung aus, die Sie zuvor unter „Leistungen / Artikel“ angelegt haben. Einheit, Preis und Mehrwertsteuersatz werden automatisch aus den Artikelstammdaten übernommen. Sie können auch Artikel bzw. Leistungen eingeben, die nicht in den Stammdaten hinterlegt sind. In diesem Fall müssen Sie jedoch Einheit, Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz manuell eingeben. Weiterhin können Sie an dieser Stelle die bestehenden Artikel, welche Sie aus der Liste ausgewählt haben, um weitere Angaben ergänzen. Durch Betätigen des Buttons „Leistungen / Artikel“ öffnet sich die Eingabemaske für Ihre Leistungs-/ Artikelstammdaten. An dieser Stelle können Sie einen oder mehrere Artikel oder Leistungen eingeben, die Sie in den Stammdaten hinterlegen möchten und anschliessend mit der Bearbeitung Ihrer Rechnung fortfahren ohne dass Sie das Rechnungsformular verlassen müssen. Wenn Sie ausführliche lange Artikel-oder Leistungsbeschreibungen verwenden, so steht Ihnen auch die Funktion Langtexte zur Verfügung.
Bei Gutschriften setzen Sie vor den Einzelpreis bitte ein Minuszeichen.
Haben Sie zuvor im Feld Rabatt einen Rabattsatz eingegeben, wird dieser Rabattsatz automatisch für jede Position der Rechnung übernommen. Sie können jedoch im Auswahlfeld „Rabatt“, welches zu den Rechnungspositionen gehört, den Rabattsatz für jede Position individuell ändern. Gleiches gilt, wenn Sie zuvor keinen einheitlichen Rabattsatz festgelegt haben. Sie haben in diesem Fall die Möglichkeit, den Rabattsatz für jede Position einzeln festzulegen.
Im Feld Mehrwertsteuer (zu den Rechnungspositionen) wird Ihnen bei aus den Stammdaten übernommenen Artikeln bzw. Leistungen der dort eingegebene Satz angezeigt. Sie können diesen jedoch neu auswählen und ändern. Bei der Eingabe von Artikeln / Leistungen, die zuvor nicht in den Stammdaten angelegt wurden, wird zunächst der Standardmehrwertsteuersatz angezeigt.
Über die Betätigung des Scrollbalkens rechts in Formular Angebotspositionen können Sie die Positionen erreichen, die nicht unmittelbar sichtbar sind.
Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag werden im Hauptformular ständig aktualisiert.
Haben Sie versehentlich einen Fehler bei der Auswahl bzw. Eingabe eines Artikels gemacht und Sie möchten einen oder mehrere Artikel in dieser Rechnung löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf das Löschensymbol links neben dem Artikelfeld innerhalb der blau umrandeten Fläche.
Fälligkeit und Zahlungsart werden aus den in den Kundenstammdaten hinterlegten Informationen übernommen, können jedoch auf Wunsch bei einer Abweichung flexibel verändert werden.
Weiterhin können Sie nun durch Klicken auswählen, ob die Rechnung eine Unterschrift erhalten soll.
Im Feld „Interne Bemerkungen“ können Sie Informationen Ihres Bedarfs zur entsprechenden Rechnung hinterlegen.
Über den Button „Drucken“ können Sie die Rechnung vor dem Ausdruck in der Druckansicht nochmals überprüfen (grosses Druckersymbol)und anschliessend ausdrucken. Direktdruck (ohne Vorschau) ist über das kleine Druckersymbol möglich und ein PDF-Dokument für beispielsweise E-Mailversand kann über das Anklicken des PDF-Symbols erzeugt werden.
Rechnung fertig geschrieben? Dann entweder in der Druckvorschau noch einmal kontrollieren, ausdrucken oder eine PDF-Rechnung erstellen. Hier der Ausdruck für Firmen – Nettosummen + MwSt = Bruttossumme
Sie haben eher Privatkunden oder auch beides? Privatkunden und Firmenkunden? Rechnungen können auch im sogenannten Bruttomodus (Rechnungspositionen bereits inkluisve Mehrwertsteuer) ausgegeben werden. Wie diese dann zusammengestellt werden, hier im Muster:
Rechnungen wahlweise im Netto- oder Bruttomodus erstellen? Auch kein Problem. Die Grundeinstellung kann jederzeit geändert werden. In beiden Fällen werden Nettosummen, Mehrwertsteuer und Bruttosumme ausgewiesen. Der Unterschied liegt in der Positionen und der Zusammenstellung. Jeder so, wie er es braucht.
Rechnungen mit Rechnungsprofi Handwerker
