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Mitarbeiterdaten

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Die Personalakten per Software zu führen ist eine enorme Arbeitserleichterung – nicht nur, dass Daten schnell eingetragen oder geändert sind. Nein – sie sind auch übersichtlich dargestellt und gesuchte Angaben sind auf Knopfdruck sichtbar. Das Suchen in Ordnern und Unterlagen muss lange nicht mehr sein – Rechnungsprofi Personalverwaltung und Zeiterfassung ist die passende Software dafür.:

 

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Ausführlichere Informationen zu den Personalstammdaten:


Mitarbeiterstammdaten

Hier können Sie eingeteilt nach verschiedenen Kategorien Informationen über Ihre Mitarbeiter hinterlegen – eine sogenannte Personalakte anlegen

Die Mitarbeiter können einzelnen Abteilungen zugeordnet werden. Um diese zunächst anzulegen,
klicken Sie auf „Abteilungen“ und es öffnet sich unten beschriebenes Formular:

Abteilung / Bereich

Klicken Sie anschliessend auf „Abteilung hinzufügen“ und geben Sie die entsprechende Abteilung ein. Für jede neue Abteilung klicken Sie erneut  „Abteilung hinzufügen“ und füllen das dazugehörende Feld aus. Haben Sie alle Bereiche / Abteilungen registriert, (Ihre Angaben können Sie immer wieder vervollständigen und ergänzen) schliessen Sie das Formular.

Mitarbeiter

Klicken Sie im Hauptmenü auf den Button „Mitarbeiterstammdaten“ und es öffnet sich das oben abgebildete Formular zur Eingabe Ihrer Personaldaten.
Durch Betätigung der Schaltfläche „Neuer Mitarbeiter“ wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt. Klicken Sie daher für jeden neu anzulegenden Mitarbeiter die Schaltfläche „Neuer Mitarbeiter an und beginnen Sie anschliessend mit dem Ausfüllen des Formulars.

Konto

Geben Sie hier die Kontoverbindung des Mitarbeiters ein.

Vertrag

Geben Sie hier die Daten zum Arbeitsvertrag ein.

Arbeitszeit
Geben Sie hier die Sollstunden pro Tag und die Arbeitszeiten laut Vertrag ein. Diese werden dann in der Zeiterfassung automatisch beim Klicken des Buttons „in Zeiterfassung aktualisieren“ ab dem Datum „gültig ab“ verwendet und die entsprechenden Monate angelegt. Ist eine Korrektur notwendig, so klicken Sie wieder den Button „in Zeiterfassung aktualisieren“  und die korrigierten Daten werden in die Zeiterfassung übernommen für alle noch nicht berechneten Daten.
Dort können Sie auch noch einmal abgeändert oder korrigiert werden.

Es können für jeden Mitarbeiter beliebig viele Verträge (auch Zeitarbeitsverträge) hinterlegt werden. Hier ist zu beachten, dass das Datum des neuen Vertrages in „gültig ab“ eingetragen wird sowie die neuen Arbeitszeiten für die neuen Verträge.

 

Versicherung

Geben Sie hier die Angaben über die Versicherung des Mitarbeiters an.

Urlaub

Geben Sie hier den Urlaubsanspruch ein. Dieser wird später in der Zeiterfassung zur Berechnung des Urlaubskontos verwendet.

Checkliste Unterlagen

Tragen Sie hier ein, welche Dokumente zum Mitarbeiter vorhanden sein sollen und haken Sie an, ob die Dokumente vorhanden sind oder nicht.

Erinnerungen

Geben Sie hier Erinnerungen mit Termin und Aufgabe ein, die den Mitarbeiter direkt betreffen und an die Sie erinnert werden möchten und exportieren dies nach MS Outlook.

Sonstiges

Machen Sie hier freie Eingaben zum Mitarbeiter und tragen Sie Angaben zum Führerschein ein.

Dokumente

Innerhalb der Mitarbeiterstammdaten besteht die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente, die im System zum Mitarbeiter hinterlegt sind aufzurufen. Unter dem Dokumentenpfad wird der unter „Grundeinstellungen“ angelegte Pfad für das Standardverzeichnis  voreingestellt. Weiter in der Hierarchie nach unten gelangt man über „Pfad suchen“
Suchen Sie sich das gewünschte Dokument heraus und öffnen es.

Suche

Auf der rechten Seite des Formulars wird Ihnen eine Übersicht sämtlicher eingetragener Mitarbeiter angezeigt. Hier können Sie nun durch klicken des kleinen Pfeils am Ende der jeweiligen Tabellenüberschrift alphabetisch sortieren, einen Textfilter zu jeder Spalte setzen, wenn Sie z.B. nach Namensbestandteilen suchen möchten. Hier gibt es viele verschiedene unterschiedliche Optionen, die zu kombinieren sind. Über „Filter löschen“ wird der Suchfilter geleert und Ihnen werden wieder sämtliche Datensätze angezeigt.

Der Button „Eintragen und neu sortieren“ führt zu einem Neuaufbau (einer Aktualisierung nach Neueintrag) des Personalstammexplorers rechts im Formular.

 

Personaldatenpflege in der elektronischen Personalakte des Programms Rechnungsprofi Personalverwaltung & Zeiterfassung

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